C'est le notaire qui prévient le syndic, et il le fait au moment de la vente. La notification du transfert de propriété au syndicat des copropriétaires doit être adressée sans délai, et l'article 6 du décret du 17 mars 1967 autorise trois auteurs possibles : les parties elles-mêmes, le notaire qui établit l'acte, ou l'avocat en cas de vente judiciaire. En pratique, dans une vente classique, le notaire s'en charge — mais c'est au vendeur de vérifier que cela a été fait.
Pourquoi vérifier, si ce n'est pas votre tâche ? Parce que la sanction de l'oubli est redoutable et qu'elle ne frappe pas le notaire : tant que la vente n'a pas été notifiée, le changement de propriétaire est inopposable au syndicat. La copropriété continue d'appeler les charges auprès de l'ancien propriétaire, et ne peut pas les réclamer au nouveau. Un vendeur qui découvre six mois plus tard qu'il reçoit encore les appels de fonds d'un appartement qu'il a vendu n'a pas affaire à une erreur administrative : il a affaire à une vente que la copropriété ne connaît pas. Si vous préparez votre vente, commencez par situer votre bien avec une estimation de votre appartement, puis tenez cette étape en tête pour le jour de la signature.
Qui prévient le syndic en cas de vente, et à quel moment ?
Le syndic est sollicité trois fois au cours d'une vente, par trois personnes différentes, et il est utile de ne pas confondre ces trois moments.
Avant la vente, c'est le vendeur. C'est lui, ou le notaire pour son compte, qui demande au syndic l'état daté de son lot. Ce document arrête la situation financière du lot : ce que le vendeur doit au syndicat, ce que le syndicat lui doit, et ce qui incombera à l'acheteur après la vente. Il est facturé au vendeur, dans la limite de 380 € TTC.
Le jour de l'acte, c'est le notaire. Il notifie au syndicat le transfert de propriété. C'est cette notification, et elle seule, qui fait exister la vente aux yeux de la copropriété.
Après la vente, c'est le syndic qui répond. Il délivre un certificat de moins d'un mois attestant que le vendeur n'a aucune dette envers la copropriété. Si ce certificat n'est pas remis dans les quinze jours suivant la vente, le notaire avertit lui-même le syndic du transfert de propriété.
Que risque un vendeur si la vente n'est pas notifiée au syndic ?
La question a été tranchée par la Cour de cassation. Dans un arrêt du 8 juillet 2015 (pourvoi n° 14-12995), elle a cassé la décision d'une cour d'appel qui avait condamné un nouveau copropriétaire à payer un arriéré de charges, alors que la vente n'avait pas été notifiée au syndicat. La solution n'est pas nouvelle : elle confirme une jurisprudence qui remonte à 1972.
Pour le syndicat, le propriétaire reste donc celui qu'il connaît. Trois conséquences très concrètes pour le vendeur :
- Les appels de fonds continuent de lui être adressés, pour un bien qu'il ne possède plus. Il doit les faire suivre, et espérer que l'acheteur paie.
- Les convocations d'assemblée générale partent à la mauvaise adresse. Des décisions sont prises, et le nouveau propriétaire n'a pas voté.
- En cas d'impayé, c'est à lui que le syndicat s'adresse, puisqu'il est le seul copropriétaire que ses registres connaissent.
D'où la vérification à faire, une fois la vente signée : demander au notaire copie de la notification adressée au syndic. Cela prend un courriel, et c'est la trace qui vous protège.
Le syndic peut-il s'opposer à la vente ou retenir une partie du prix ?
Le syndic ne peut pas empêcher une vente. En revanche, si le vendeur a des dettes envers la copropriété, il peut faire opposition au versement du prix de vente pour en obtenir le paiement. Autrement dit, le prix ne vous est pas versé intégralement : le notaire prélève les sommes dues et les reverse au syndicat pour votre compte.
Ce n'est pas une sanction, c'est un mécanisme de garantie, et il explique pourquoi le certificat de moins d'un mois existe. Il permet au notaire de savoir, avant de libérer les fonds, si le syndicat a quelque chose à réclamer. Les montants concernés figurent dans l'état daté, qui distingue les provisions exigibles, les charges impayées, les avances de trésorerie et l'éventuel emprunt collectif.
Prévenir le syndic n'est pas une politesse de fin de vente. Sans notification, le changement de propriétaire n'existe pas pour la copropriété — et le vendeur reste son interlocuteur.
Faut-il prévenir le syndic avant le compromis ?
Aucun texte ne l'impose, et aucune autorisation n'est à demander : vous n'avez pas à solliciter l'accord du syndic ni des autres copropriétaires pour vendre votre lot. Mais prévenir le syndic tôt a un intérêt pratique, parce que c'est lui qui détient la plupart des pièces que vous devrez remettre à l'acheteur : fiche synthétique, règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées, carnet d'entretien, montants de charges des deux derniers exercices, état des impayés.
Un simple message au syndic au moment de la mise en vente permet de lancer cette collecte, qui est le poste le plus lent de la préparation. La liste complète de ces pièces, leurs délais et leur coût figurent dans les documents de la loi ALUR à fournir pour vendre en copropriété, qui est la page de tête de ce sujet, et le guide du compromis de vente à Paris situe l'ensemble du calendrier.
Et si l'immeuble n'a pas de syndic ?
Le cas existe, surtout dans les petites copropriétés parisiennes de deux ou trois lots, parfois gérées sans syndic désigné. La vente reste possible, mais le notaire va buter sur deux pièces : l'état daté et le certificat attestant l'absence de dette, qui ne peuvent être établis que par un syndic.
Il faut alors régulariser avant la vente, en faisant désigner un syndic — bénévole ou professionnel — par l'assemblée des copropriétaires, ou à défaut par le tribunal judiciaire. Ce point se repère très tôt dans la préparation, et il peut coûter plusieurs semaines : mieux vaut le traiter dès la mise en vente que de le découvrir quinze jours avant la signature.
Que change la notification pour les charges en cours ?
Elle fixe le moment où le syndic cesse d'appeler le vendeur pour appeler l'acheteur. Les appels de fonds postérieurs à la notification partent au nouveau copropriétaire. La régularisation annuelle, elle, est imputée à celui qui est propriétaire au jour de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, ce qui peut donc concerner l'acheteur pour un exercice que le vendeur a largement occupé.
Entre vendeur et acheteur, cette répartition légale est presque toujours corrigée par une convention inscrite dans l'acte : remboursement au prorata du trimestre en cours, sort des travaux déjà votés, sort de l'avance de trésorerie. Cette convention vaut entre les parties, mais elle n'est pas opposable au syndic, qui continue d'appliquer la règle légale. C'est pourquoi les comptes se règlent chez le notaire, le jour de la signature, et non entre voisins quelques mois plus tard. Le déroulé de cette journée est détaillé dans notre article sur l'acte de vente immobilier, et la ventilation des frais dans celui consacré aux frais de notaire côté vendeur.
Questions fréquentes
Qui doit prévenir le syndic de la vente d'un appartement ?
Les parties, le notaire rédacteur de l'acte, ou l'avocat en cas de vente judiciaire. Dans une vente ordinaire, c'est le notaire qui procède à la notification au syndicat, sans délai après la signature.
Dans quel délai le syndic doit-il être prévenu ?
La notification doit être faite sans délai : aucun nombre de jours n'est fixé. En revanche, si le syndic n'a pas remis au notaire son certificat de moins d'un mois dans les quinze jours suivant la vente, le notaire l'avertit lui-même du transfert de propriété.
Le syndic doit-il donner son accord pour la vente ?
Non. Vendre son lot ne suppose l'accord ni du syndic ni de l'assemblée des copropriétaires. Le syndic intervient pour informer l'acheteur de la situation financière du lot, pas pour autoriser l'opération.
Que se passe-t-il si j'ai des charges impayées au moment de la vente ?
Le syndic peut faire opposition au versement du prix de vente. Le notaire prélève alors sur le prix les sommes dues et les règle au syndicat pour votre compte. La vente n'est pas bloquée, mais le produit net est réduit d'autant.
Le vendeur reste-t-il convoqué aux assemblées générales après la vente ?
Il ne devrait plus l'être une fois la notification faite. S'il continue de recevoir les convocations et les appels de fonds, c'est le signe que la notification n'a pas été adressée ou n'a pas été enregistrée : il faut alors revenir vers le notaire, puis vers le syndic, avec copie de l'acte.
Faut-il aussi prévenir le syndic quand on achète ?
La même notification vaut pour les deux parties : elle informe le syndicat du changement de propriétaire. L'acheteur a cependant intérêt à se manifester lui-même auprès du syndic pour communiquer ses coordonnées, son adresse de facturation et, le cas échéant, son mandat de prélèvement.
