L'état daté coûte au maximum 380 euros TTC, il est facturé au vendeur, et aucun texte ne fixe de délai pour sa remise. Ce couple est le point à retenir : le prix du document est encadré depuis 2020, sa rapidité ne l'est pas. Un vendeur qui croit disposer d'un levier juridique pour faire accélérer son syndic cherche donc au mauvais endroit, et c'est ce qui explique l'essentiel des signatures reportées de quinze jours sans raison apparente.
Le levier existe pourtant, mais il est ailleurs : dans les pièces du dossier de copropriété qui, elles, ont un délai, et dont l'absence a des conséquences immédiates pour l'acheteur. Avant d'entrer dans le détail, si vous préparez votre mise en vente, notre estimation en ligne d'un bien immobilier vous donne un ordre de grandeur, et la suite de cette page vous dit quoi demander au syndic, quand, et à quel prix.
Qu'est-ce que l'état daté, et est-il obligatoire ?
L'état daté est le document par lequel le syndic arrête la situation financière d'un lot au moment de sa vente. Il est obligatoire, et seul le syndic peut le rédiger. En pratique, c'est le notaire chargé de recevoir l'acte qui le réclame pour le compte du vendeur, lorsque la date de signature approche.
Son objet est double : il dit à l'acheteur ce qu'il devra payer dès son entrée en jouissance du lot, et il dit au notaire ce qu'il doit prélever ou restituer dans les décomptes du jour de la signature. Les chiffres qu'il porte se traduisent donc directement en euros sur le produit net de la vente.
Il ne se confond pas avec le dossier remis à l'acheteur avant le compromis, qui relève d'une autre obligation et dont la liste figure dans les documents de la loi ALUR à fournir pour vendre en copropriété, page de tête de ce sujet : l'état daté intervient plus tard, entre le compromis et l'acte authentique.
Combien coûte un état daté en 2026 ?
Son coût est plafonné à 380 euros TTC, en application de l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 21 février 2020. Trois précisions valent mieux que le chiffre seul.
- Le plafond vaut pour l'ensemble du document. Il ne s'agit pas d'un tarif par partie, ni par page, ni par poste.
- Il vaut aussi lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble : un appartement et une cave, un appartement et un parking. Un syndic qui facture 380 euros par lot dépasse le plafond, et la facture se conteste par écrit.
- Le coût doit figurer au contrat du syndic, à la rubrique des frais imputables aux seuls copropriétaires, et avoir été approuvé en assemblée générale. Un montant qui n'y figure pas n'est pas opposable.
Le paiement incombe au vendeur, et non à la copropriété ni à l'acheteur. C'est l'un des deux seuls postes réellement payants d'un dossier de vente en copropriété, l'autre étant le dossier de diagnostic technique.
Que contient l'état daté, partie par partie ?
Le document est structuré en trois parties, et la deuxième est celle que les vendeurs sautent alors qu'elle joue en leur faveur.
- Première partie — ce que le vendeur doit au syndicat. Provisions exigibles du budget prévisionnel et des dépenses hors budget, charges impayées des exercices antérieurs, sommes dues au titre des travaux, avances de trésorerie exigibles, part de l'emprunt collectif souscrit par la copropriété.
- Deuxième partie — ce que le syndicat doit au vendeur. Avances et prêts qu'il a consentis au syndicat, provisions correspondant à des périodes postérieures à la période en cours. C'est la partie qui augmente le produit net de la vente, et c'est là que se lit, notamment, le remboursement de l'avance de trésorerie.
- Troisième partie — ce qui incombera à l'acheteur. Reconstitution des avances de trésorerie ou de l'emprunt du syndicat, provisions non encore exigibles du budget prévisionnel et des dépenses hors budget.
Une annexe complète le tout : le syndic y indique les charges et les travaux hors maintenance afférents au lot sur les deux derniers exercices, ainsi que les procédures judiciaires en cours, impayés de charges compris. Ces informations sont données à titre indicatif, dans l'attente de l'arrêté des comptes. La répartition de ces sommes entre vendeur et acheteur suit des règles distinctes selon leur nature, détaillées dans charges de copropriété et vente : qui paie quoi.
Dans quel délai le syndic doit-il fournir l'état daté ?
Il n'existe pas de délai légal : ni la loi de 1965, ni le décret de 1967, ni celui de 2020 sur le plafonnement n'imposent au syndic un nombre de jours pour établir et transmettre le document. Mieux vaut le savoir que de brandir une obligation qui n'existe pas.
En revanche, trois délais chiffrés encadrent les pièces voisines, et ce sont eux qui mettent un syndic en mouvement :
- Quinze jours pour la fiche synthétique. Le contrat de syndic doit prévoir une pénalité forfaitaire par jour de retard si elle n'est pas mise à disposition dans les quinze jours de la demande du copropriétaire. D'où la consigne : demander par écrit, et dater sa demande.
- Le délai de rétractation de l'acheteur, qui ne court pas. Tant que les pièces de copropriété ne lui ont pas été remises, son délai de dix jours reste ouvert. C'est l'argument le plus efficace à opposer à un syndic lent, parce qu'il concerne la sécurité juridique de la vente et pas seulement le confort du vendeur.
- Quinze jours après la vente pour le certificat du syndic. À défaut de certificat de moins d'un mois attestant que le vendeur ne doit rien au syndicat, le notaire avertit lui-même le syndic du transfert de propriété. Ce mécanisme et ses conséquences sont détaillés dans qui prévient le syndic en cas de vente.
L'état daté a un prix plafonné mais pas de délai. Ce qui met un syndic en mouvement, ce ne sont pas les 380 euros : ce sont les pièces qui, elles, ont un délai.
Le pré-état daté est-il obligatoire, et peut-on refuser de le payer ?
Le pré-état daté n'est obligatoire nulle part. Il est né de la pratique : certains syndics le fournissent dès la signature de l'avant-contrat pour donner à l'acheteur une vue d'ensemble des charges qu'il supportera. Il ne figure pas dans la liste de l'article L.721-2 du code de la construction et de l'habitation, et aucun texte ne régit son prix. Son coût figure généralement dans le contrat de syndic voté chaque année en assemblée générale, et il peut atteindre plusieurs centaines d'euros, sans plafond.
Ce qui est obligatoire, ce sont les informations, pas ce document : le montant des charges courantes et hors budget des deux exercices précédents, la part du fonds de travaux rattachée au lot, les sommes susceptibles d'être dues au syndicat et l'état global des impayés. Rien n'interdit de les réunir à partir des appels de fonds, des procès-verbaux d'assemblée et des comptes approuvés que vous détenez déjà.
Autrement dit : si le tarif du pré-état daté vous paraît élevé, vous pouvez le refuser et constituer vous-même le dossier, à condition d'être complet. Le mot compte : un dossier incomplet laisse le délai de rétractation de l'acheteur ouvert, et c'est un prix autrement plus lourd que celui du document.
Que faire quand le syndic traîne ?
Quatre réflexes, du moins coûteux au plus formel.
- Anticiper. Demandez les pièces de copropriété dès la mise en vente, pas à la veille du compromis. C'est le seul conseil qui fonctionne à coup sûr, et c'est celui qu'on applique le moins.
- Écrire et dater. Une demande écrite fait courir le délai de quinze jours de la fiche synthétique et constitue la preuve du retard. Un appel téléphonique ne laisse aucune trace.
- Passer par le notaire. Une relance du rédacteur de l'acte obtient en général ce qu'une relance du vendeur n'obtient pas : elle signale au syndic qu'un report lui sera imputé.
- Saisir le conseil syndical. Un retard systématique relève du contrat de syndic et se traite en assemblée : cela ne débloquera pas votre vente, mais cela vaut pour les suivantes.
Ce travail de relance est précisément ce qu'un professionnel prend en charge quand il suit la vente. Si vous cherchez un interlocuteur pour vous en décharger, une plateforme de mise en relation comme MonMandat met le propriétaire en rapport avec trois agents immobiliers au maximum, ce qui permet de comparer leur méthode sur ce point précis sans ouvrir la porte à dix sollicitations. Le parcours complet du vendeur parisien, lui, est décrit dans notre guide comment bien vendre son appartement à Paris.
Un dernier point, souvent décisif à Paris : lorsque des travaux ont été votés en assemblée, l'état daté en porte la trace, et c'est à partir de lui que se règle la question de savoir qui les paie, traitée dans travaux votés en AG et vente, le sort des cotisations déjà versées l'étant dans fonds de travaux de copropriété et vente.
Questions fréquentes
Qui paie l'état daté, le vendeur ou l'acheteur ?
Le vendeur. Le syndic doit lui facturer l'établissement du document. Le coût est prélevé en pratique sur le produit de la vente, dans les décomptes établis par le notaire le jour de la signature.
Le syndic peut-il facturer plus de 380 euros ?
Non. Le plafond de 380 euros TTC vaut pour l'ensemble du document, y compris lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble, par exemple un logement et un parking. Un dépassement se conteste par écrit auprès du syndic, en rappelant que le coût doit figurer au contrat de syndic approuvé en assemblée générale.
Dans quel délai le syndic doit-il remettre l'état daté ?
Aucun texte ne fixe de délai. Les délais chiffrés existent pour les pièces voisines : quinze jours pour la mise à disposition de la fiche synthétique après demande du copropriétaire, et quinze jours après la vente pour le certificat attestant l'absence de dette, à défaut duquel le notaire avertit lui-même le syndic du transfert de propriété.
Le pré-état daté est-il obligatoire ?
Non. Il est issu de la pratique, ne figure pas dans la liste de l'article L.721-2 du code de la construction et de l'habitation, et aucun texte ne plafonne son prix. Ce qui est obligatoire, ce sont les informations financières à remettre à l'acheteur avant le compromis, que le vendeur peut réunir lui-même.
Que faire si l'état daté fait apparaître des impayés ?
Ils restent dus et seront prélevés sur le produit de la vente, le syndic pouvant faire opposition au versement du prix entre les mains du notaire. Mieux vaut les avoir identifiés avant le compromis que le jour de l'acte, ne serait-ce que pour en tenir compte dans le calcul de ce que la vente vous laissera.
Le régime de l'état daté est présenté officiellement sur service-public.gouv.fr et sur justice.fr. La distinction entre l'état daté et le pré-état daté est exposée par la chambre des notaires de Paris.
