Vendre un appartement en copropriété suppose de remettre à l'acheteur un dossier que la loi ALUR a rendu obligatoire, et dont le contenu est fixé par l'article L.721-2 du code de la construction et de l'habitation. Trois familles de pièces : celles qui décrivent l'organisation de l'immeuble, celles qui décrivent sa situation financière, et le dossier de diagnostic technique du lot. Toutes sont dues au plus tard à la signature de la promesse ou du compromis.
Ce n'est pas une formalité de dernière minute. Tant que les pièces de copropriété ne sont pas entre les mains de l'acheteur, le délai de rétractation de dix jours ne commence pas à courir : il démarre le lendemain de la réception des documents manquants. Un dossier incomplet ne coûte donc pas une relance au vendeur, il laisse à l'acheteur une porte de sortie ouverte pendant tout le temps où les pièces manquent. À Paris, où la quasi-totalité des ventes portent sur un lot de copropriété, c'est le premier poste de retard d'une vente. Si vous en êtes encore à situer votre bien sur le marché, commencez par une estimation de votre appartement, puis attaquez le dossier : les deux se préparent en parallèle.
Quels documents la loi ALUR impose-t-elle de fournir à l'acheteur ?
La liste se lit en trois blocs. Le premier décrit la copropriété comme institution, le deuxième son argent, le troisième l'état du lot vendu. Les deux premiers viennent du syndic, le troisième d'un diagnostiqueur certifié.
Les documents sur l'organisation et le fonctionnement de la copropriété
- La fiche synthétique de la copropriété, qui rassemble en quelques pages son identification, son syndic, ses caractéristiques techniques et ses données financières.
- Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, avec tous les actes modificatifs publiés depuis l'origine.
- Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années.
- Le carnet d'entretien de l'immeuble.
- Les conclusions du diagnostic technique global (DTG) s'il en existe un, et le plan pluriannuel de travaux ou son projet.
- La notice d'information sur les droits et obligations des copropriétaires et le fonctionnement du syndicat.
Les documents sur la situation financière de la copropriété et du lot
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget payées par le vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente.
- Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot et de la dernière cotisation versée.
- Les sommes que l'acheteur pourrait devoir au syndicat, par exemple une avance de trésorerie à reconstituer.
- L'état global des impayés de charges au sein de la copropriété et de la dette envers les fournisseurs.
Le dossier de diagnostic technique du lot
Il réunit le DPE, le constat de risque d'exposition au plomb pour les immeubles antérieurs à 1949, l'état d'amiante pour les permis antérieurs à juillet 1997, les états des installations intérieures d'électricité et de gaz lorsqu'elles ont plus de quinze ans, l'état relatif aux termites, l'état des risques et pollutions, le carnet d'information du logement et le mesurage de la surface privative loi Carrez. Le DPE a un statut à part : il doit figurer dès l'annonce, lisiblement et en couleur, bien avant le compromis. Sa portée juridique est détaillée dans notre guide complet du DPE, et le DPE collectif de l'immeuble obéit à un calendrier qui lui est propre.
Où trouver chaque document, et qui le délivre ?
La règle est simple : tout ce qui concerne l'immeuble vient du syndic, tout ce qui concerne le lot vient d'un professionnel que vous mandatez.
- Le syndic délivre la fiche synthétique, le règlement, l'état descriptif de division, les procès-verbaux, le carnet d'entretien, les montants de charges, l'état du fonds de travaux et l'état des impayés. Beaucoup de syndics mettent tout cela à disposition sur leur extranet, ce qui rend la collecte gratuite et immédiate.
- Le diagnostiqueur certifié établit le dossier de diagnostic technique. Comptez une demi-journée de visite pour un appartement parisien courant.
- Le notaire demande au syndic l'état daté, document distinct des précédents, qui arrête la situation financière du lot à la date de la vente.
- Vous fournissez votre titre de propriété, le dernier avis de taxe foncière, et les autorisations obtenues pour les travaux réalisés dans le lot.
Un point mérite d'être connu sur la fiche synthétique : le contrat de syndic doit prévoir une pénalité forfaitaire, déduite de ses honoraires, si elle n'est pas mise à disposition dans les quinze jours de la demande. Demandez-la par écrit, et datez votre demande.
Combien coûtent ces documents, et qui les paie ?
La plupart ne coûtent rien : les pièces détenues par le syndic sont communicables au copropriétaire. Deux postes sont payants, tous deux à la charge du vendeur.
L'état daté est facturé par le syndic au vendeur, dans la limite de 380 € TTC pour l'ensemble du document — plafond qui vaut aussi lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble. Une facture supérieure se conteste. Le second poste est le dossier de diagnostic technique, dont le prix dépend des diagnostics applicables et de la surface. Le reste — frais de dossier, « pré-état daté » facturé plusieurs centaines d'euros — ne relève d'aucune obligation légale : les informations dues à l'acheteur sont celles de la liste ci-dessus, et vous pouvez les rassembler vous-même.
Le dossier de copropriété n'est pas un document administratif de plus : c'est la pièce qui fixe le point de départ du délai de rétractation. Tant qu'il est incomplet, la vente n'est pas sécurisée.
Que se passe-t-il si un document manque au compromis ?
Le compromis reste valable, mais le délai de rétractation de dix jours ne démarre pas : il court du lendemain de la réception des pièces manquantes. Les documents dont l'absence bloque ce délai sont précisément identifiés : la fiche synthétique, le règlement de copropriété et l'état descriptif de division avec leurs actes modificatifs, les procès-verbaux des trois dernières assemblées, les charges des deux exercices précédents, la part du fonds de travaux et la dernière cotisation, les sommes dues au syndicat, et l'état global des impayés.
Concrètement, un vendeur qui signe un compromis sans les procès-verbaux d'assemblée laisse à son acheteur un droit de retrait ouvert pendant des semaines. S'il s'en sert, la vente repart de zéro et le bien est resté hors marché pour rien. C'est pourquoi le dossier se prépare avant la mise en vente, et non entre l'offre et le compromis. Le déroulé complet de cette phase est détaillé dans notre guide du compromis de vente à Paris, et le mécanisme du retrait dans l'article consacré au délai de rétractation.
Comment prouver que les documents ont bien été remis ?
La remise peut se faire par courrier, en main propre, ou par voie dématérialisée — courriel, clé USB, lien de téléchargement — à condition d'avoir l'accord écrit de l'acheteur pour ce format. La preuve, elle, dépend du cadre de la signature : devant notaire, l'acheteur atteste de la remise en signant la promesse ; sous seing privé, il l'atteste par un écrit daté et signé de sa main.
En cas de litige, c'est cette attestation qui fixe la date à laquelle le délai a commencé à courir. Un fichier envoyé sans accusé de réception ne prouve rien.
Et si l'acheteur est déjà copropriétaire de l'immeuble ?
Le dossier est allégé. Lorsque l'acquéreur possède déjà un lot dans la même copropriété, il est censé connaître le règlement, le fonctionnement et l'historique des assemblées : seules les informations financières et le dossier de diagnostic technique doivent lui être remis. C'est un cas fréquent à Paris, où les ventes à un voisin de palier qui réunit deux lots sont loin d'être rares.
Dans quel ordre s'y prendre quand on prépare sa vente ?
Demandez d'abord au syndic l'ensemble des pièces de copropriété, par écrit, dès la décision de vendre : c'est le poste le plus lent, et la pénalité des quinze jours ne joue que si la demande est datée. Faites ensuite réaliser les diagnostics, puisque le DPE conditionne la publication de l'annonce. L'état daté vient en dernier, demandé par le notaire une fois l'acheteur trouvé : il doit refléter la situation à la date de la vente.
Trois questions reviennent ensuite, et chacune a désormais sa page : qui prévient le syndic de la vente, qui paie les travaux votés en assemblée générale, et comment se répartissent les charges de copropriété le jour de la vente. Deux points financiers méritent par ailleurs d'être réglés avant le compromis : le sort du fonds de travaux, qui n'est pas remboursé au vendeur, et le prix de l'état daté, plafonné pour l'ensemble du document.
Si vous vendez seul, cette collecte vous revient. Si vous passez par un professionnel, elle fait partie de son travail, et c'est l'un des rares postes où l'écart entre deux agents se voit tout de suite. Une plateforme de mise en relation comme MonMandat met le propriétaire en rapport avec trois agents au maximum, ce qui permet de comparer leur méthode sur ce point précis avant de signer un mandat. Le reste du parcours vendeur est détaillé dans notre guide comment bien vendre son appartement à Paris, qui est la page de tête de ce sujet.
Questions fréquentes
Quels documents sont requis par la loi ALUR pour vendre un bien en copropriété ?
La fiche synthétique, le règlement de copropriété et l'état descriptif de division avec leurs actes modificatifs, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, le carnet d'entretien, les conclusions du DTG et le plan pluriannuel de travaux s'ils existent, la notice d'information, les charges des deux derniers exercices, la part du fonds de travaux attachée au lot, les sommes dues au syndicat, l'état global des impayés, et le dossier de diagnostic technique.
Le syndic peut-il refuser de transmettre ces documents ?
Non. Ces pièces sont communicables au copropriétaire qui les demande. Le défaut d'établissement de la fiche synthétique est même un motif de révocation du syndic, et son contrat doit prévoir une pénalité automatique si elle n'est pas fournie dans les quinze jours de la demande.
Que se passe-t-il si la vente se fait sans compromis ?
Le notaire transmet les documents avec le projet d'acte, et l'acheteur dispose d'un délai de réflexion d'au moins dix jours. Si la fiche synthétique, le règlement, les procès-verbaux ou l'état des impayés manquent, ce délai ne commence qu'au lendemain de leur réception.
Le pré-état daté est-il obligatoire ?
Non. Ce que la loi impose, ce sont les informations financières listées plus haut. Le « pré-état daté » est un service commercial que certains syndics facturent pour les rassembler. Vous pouvez les réunir vous-même à partir des documents déjà en votre possession et de l'extranet du syndic. Seul l'état daté, établi en fin de parcours pour le notaire, est obligatoire et plafonné à 380 € TTC.
Combien de temps à l'avance faut-il demander les pièces au syndic ?
Comptez trois à quatre semaines de marge. La pénalité des quinze jours ne vise que la fiche synthétique : les procès-verbaux anciens et les actes modificatifs du règlement, parfois à rechercher au service de la publicité foncière, demandent davantage.
